Blog publié le 11 mai 2022 – J.JAMÏ
Le Lean combiné au Six Sigma ou la démarche Lean Six Sigma est plus qu’une boite à outils à la disposition des Managers, c’est une philosophie de management.
Appliqué à tous les processus de management, le lean six sigma est une méthodologie parfaitement adaptée aux organisations qui fonctionnent en mode projet. Elle a pour objectif d’augmenter la productivité dans une optique de rationalisation des processus combinant ainsi efficacité et efficience. Depuis quelques années, le lean six sigma commence à être appliquer aux processus Ressources Humaines.
Origines du Lean en bref
Le terme LEAN, qui signifie mince en français, est apparu en 1990 aux États-Unis (Massachusetts Institute of Technology (MIT)). Le LEAN Management est une adaptation occidentale de la philosophie et des méthodes japonaises élaborées par Toyota.
Toyoda et l’ingénieur Taiichi Ohno étudient les méthodes industrielles basées sur l’organisation scientifique du travail initiée par F.W. Taylor et mises au point par les Américains pendant la guerre.
Kiichiro Toyoda et Taiichi Ohno concentrent leurs efforts à éliminer toute activité n’ajoutant pas de valeur aux yeux du client. Ils adaptent les techniques de fabrication d’Henry Ford et les idées de contrôle statistique de la qualité d’Edwards Deming à la culture japonaise et développent ainsi le Toyota Production System (TPS). Ce fut le début des principes d’élimination des gaspillages, de production en flux tiré et d’amélioration continue.
En 1991, James Womack et deux autres chercheurs du MIT publient The Machine That Changed the World (Harper Collins, 1991), qui présente leurs conclusions de l’étude du système de production de Toyota. Bien que Toyada et Ohno demeurent les pères fondateurs de la démarche, c’est l’ouvrage du MIT qui marqua le lancement planétaire du LEAN manufacturing.
Un autre ouvrage est celui du Dr Jeffrey K. Liker, professeur d’ingénierie industrielle à l’Université du Michigan, Président de Liker Lean Advisors et Président-Directeur Général du LEAN Leadership Institute.
Son livre, The Toyota Way: 14 Management Principles from the World’s Greatest Manufacturer (McGraw Hill, 2004), traduit en 26 langues et vendu à plus de 900.000 exemplaires, est le fruit de ses 30 années de recherches sur le modèle Toyota et de son association avec le géant japonais.
Avantages du Lean six sigma
L’approche Lean vise la performance (en termes de productivité, qualité, délais et coûts) grâce à l’élimination des gaspillages et l’amélioration continue.
La méthodologie Six Sigma cherche à éliminer les défauts et la variation des processus de production. Ces deux méthodes œuvrent pour la satisfaction du client.
La démarche a plusieurs avantages pour l’organisation et toutes les parties prenantes :
- crée plus de valeur pour les clients en trouvant des moyens pour les employés, les fournisseurs et les clients de travailler ensemble plus efficacement
- favorise un travail plus satisfaisant pour toutes les personnes impliquées.
- oblige à changer la façon de faire et à adapter les comportements.
- adopter les réflexes du gestionnaire Lean.
- intégrer les comportements comme des réflexes naturels de gestion.
- permet de réaliser des gains financiers, mais surtout des gains immatériels qui concernent tous les acteurs du projet : fidélisation du client, confiance des actionnaires, implication et motivation des employés, image de marque, etc.
- aide à surmonter les problèmes liés à l’augmentation des coûts et de la concurrence et à améliore la performance des entreprises :
- augmente les bénéfices(à travers la rationalisation des processus, c’est-à-dire de produire plus rapidement et efficacement sans réduire la qualité et sans augmenter les coûts)
- réduit les coûts : le Lean Six Sigma permet à l’entreprise d’améliorer ses processus. Ainsi les managers réduisent les dépenses en éliminant les tâches qui ne produisent pas de valeur ajoutée (suppression des gaspillages) et en traitant les différents problèmes pour chaque processus (élimination des défauts sur un produit qui engendrent un retour client).
- améliore l’efficacité et le rendement: grâce au Lean Six Sigma, les managers peuvent créer des processus plus efficaces et maximiser les efforts pour délivrer un produit satisfaisant du premier coup. Ainsi, l’organisation produit plus de produits et satisfait plus de clients.
- crée un sentiment d’appartenance et de responsabilité : impliquer les équipes dans l’amélioration des processus la rend plus responsable, développe la confiance et créé un sentiment d’appartenance. C’est aussi un bon moyen de montrer que chaque personne au sein de l’entreprise a une valeur ajoutée. L’équipe est alors plus motivée et plus performante.
La démarche Lean six sigma
Le Lean Six Sigma est déployé en mode projet, l’approche suit les 5 phases du DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer (improve en anglais), Contrôler) et permet :
- d’améliorer la satisfaction du client et des parties prenantes,
- d’accroître la performance opérationnelle et financière de l’entreprise,
- de répondre aux objectifs stratégiques.
Les 5 phases sont les suivantes :
- Définir : définir le problème et ce qui est nécessaire pour satisfaire le client.
- Mesurer : évaluer la performance du processus actuel afin de récolter des données sur ce qui pose problème.
- Analyser : identifier les causes du problème.
- Améliorer : mettre en œuvre une solution pour résoudre le problème.
- Contrôler : suivre l’amélioration et la maintenir sur le long terme.
Le Lean appliqué aux processus RH
Vu son application dans différents secteurs, le Lean est appliqué désormais aux processus liées aux ressources humaines. D’ailleurs, La dimension humaine n’échappe pas à l’application du Lean dans ces processus. Les RH sont au cœur de la philosophie et y trouve un terrain fertile d’application. Cette déclinaison est connue sous le terme « Lean RH ». elle s’adresse principalement aux responsables RH et intervient sur trois axes principaux :
- L’organisation du travail pour une meilleure productivité,
- La qualité du service RH rendu,
- Le management des équipes.
La spécificité du Lean RH est d’associer les collaborateurs à l’optimisation des différents processus, notamment les plus critiques en matière de gestion de données, selon les experts, à savoir :
- Le développement des compétences, l’évaluation et la performance, les rémunérations, le recrutement et la gestion des carrières et successions: ces processus sont au cœur de la gestion du capital humain et de l’organisation des ressources. Une gestion optimale des données associées permet d’identifier les talents en interne, de les faire évoluer, de les retenir, d’en attirer de nouveaux, d’anticiper des événements et de mieux planifier, autant de missions clés pour les DRH.
- La paie: les données liées à la paie sont stratégiques pour l’entreprise, tant pour la gestion administrative RH que pour l’image de l’employeur.
La gestion de la paie est cependant complexe et doit se plier à des enjeux de conformité, de qualité et de sécurisation. La criticité des données de paie tient également au caractère confidentiel qui leur est associé, renforcé aujourd’hui par le contexte légal.
La démarche va consister à :
Recueillir les problèmes rencontrés ;
Analyser les éventuelles sources de mal-être au travail ;
Améliorer l’organisation tout comme les pratiques managériales concernées
Et contrôler les résultats à travers un tableau de bord RH.
L’application des principes Lean RH au niveau des processus va consister à identifier, en premier lieu, ce qui crée de la valeur chez les clients.
A ce niveau, le service RH qui veille à ce que tous les collaborateurs véhiculent les valeurs et règles de l’entreprise est concerné.
Les besoins des clients sont différents et cette diversité des attentes clients représente la principale difficulté pour mieux identifier la valeur perçue.
Après avoir recueilli les besoins des clients, il est important de lister les processus associés.
En deuxième phase, il s’agira de mettre en évidence le flux de valeur :
établir la cartographie complète de chaque processus qui transforme les données d’entrée et participant à la satisfaction des besoins clients comme le processus de recrutement, les entretiens annuels… Cela permet de déterminer tous les temps nécessaires comme les temps opérationnels, les temps d’attente, les transferts, les étapes de décision.
En troisième phase, il est important d’améliorer les flux de valeur :
Les processus RH doivent être fluides, dans ce sens, il est important de rester critique sur le processus afin d’en diminuer sa complexité. L’idéal est de limiter les étapes de décision ainsi que les échanges entre services et entre système d’information.
L’information doit être unique et claire, c’est pourquoi le système d’information global ou interfacé est capital. Il est conseillé d’éviter d’utiliser les ressaisies de données, sur des logiciels comme Excel, très souvent source d’erreurs.
Le Lead time (temps de traversée du processus) doit être réduit au maximum.
Dans la quatrième phase, il s’agira de tirer les flux grâce à la demande clients :
Dans le cas d’un processus transactionnel cela se traduit par le suivi de la demande et le respect des délais engagés
Dans la cinquième phase : il sera question d’améliorer constamment les processus
Il s’agira de :
-Mettre en place des actions correctives pour tout écart constaté.
-Lister de façon exhaustive tous les défauts possibles liés à la fonction RH : turnover élevé, accidents de travail…
La performance des processus doit être suivi pour enclencher une action corrective en cas de dérive. Ce suivi permet l’amélioration régulière vos processus.
Par exemple, le suivi du turnover des employés, du taux d’absentéisme, des retards, des accidents et incidents de travail, des délais de recrutement d’un intérimaire ou d’un collaborateur
Mettre en place une organisation Lean six sigma
Pour plus d’efficacité et d’efficience, la mise en place d’une organisation lean six sigma est nécessaire pour entamer des projets d’amélioration continue et mettre en place des solutions standards.
Les projets Six sigma sont différents des projets « Lean » dans la durée et la complexité. C’est pour cela, qu’une organisation et hiérarchisation des rôles spécifiques ont été définies.
Dans l’approche amélioration continue, qui a été illustrée comme un axe stratégique dans le management de la qualité, l’engagement de la direction est une condition de réussite de projet, sans cet engagement, le projet n’aboutira à rien comme résultat.
- Le champion: Le champion ou le top management, est le responsable de la mise en place de six sigma dans une organisation; son rôle est de garantir les formations aux participants, et s’assurer que tous les membres de l’équipe d’un projet ont un niveau de connaissances suffisant de la méthodologie. il joue un rôle important dans l’allocation des budgets et les ressources nécessaires pour réussir le déploiement de la méthodologie dans une cohérence parfaite avec la vision stratégique de l’entreprise. Le Champion sera souvent membre de l’équipe de management ou de la direction.
- Le sponsor :Le sponsor dans une organisation Six Sigma joue un rôle essentiel, il est considéré souvent comme « process owner » ou le propriétaire de processus, et également le responsable des résultats et des performances attendus. En outre, le sponsor devra , s’assurer qu’un mondât a été attribué au projet, aussi, il est responsable d’approuver la composition de l’équipe lors de projet. Le sponsor, peut orienter l’équipe dans les choix des projets en fonction de la performance et la stratégie de son processus.
- Le Master black belt :Le Master Black belt, est l’expert dans un projet six sigma, le coaching et la montée en compétence des équipes sont leurs rôles principaux durant le projet. C’est pratiquement, un consultant interne dans une organisation
- Le Black Belt: C’est qui un Black Belt dans l’organisation six sigma ? Un Black Belt est un expert Six Sigma, ayant une expérience significative dans les projets d’amélioration continue et qui est très bien formé sur les outils statistiques de base. Ses tâches principales sont la formation et le coaching des greens et yellow belt, ainsi de diriger les équipes lors d’un projet, en Appliquant la méthode Six Sigma et de bien veiller à la conduite au changement.
- Le Green Belt: Le Green belt, peut être un chef de projet six sigma, comme il peut être un membre de projet black belt, il peut piloter les projets six sigma et participe également aux choix des projets. Il peut également former les yellow belt sur la méthodologie Lean six sigma
- Le yellow Belt : Le yellow, qui a un niveau des connaissances basique en six sigma, devra apporter son support à l’équipe dans les améliorations des processus, il est un membre nécessaire dans une organisation six sigma
- Les membres des équipes: Ils sont les collaborateurs à niveau exécutif ou maitrise. Ils devront être impliqués dans un projet six sigma, il ne faut surtout pas, négliger leurs apports de terrain.
Blog publié le 11 mai 2022 – J.JAMÏ
Sources :
www.theleansixsigmacompany.africa
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